Human Resources Management Centre
Symbol:
J100Główny specjalista ds. zarządzania konfliktami
Pracownicy
Zadania
- Do zakresu działania Centrum Spraw Pracowniczych należy realizacja podstawowych zadań Uczelni w zakresie pracowniczym i płacowym niezastrzeżonym do właściwości innych jednostek organizacyjnych a w szczególności:
- prowadzenie niezbędnej ewidencji i dokumentacji pracowniczej;
- prowadzenie akt osobowych;
- udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych.
- Strukturę Centrum Spraw Pracowniczych tworzą:
- Dział Kadr;
- Dział Płac;
- Dział Spraw Socjalnych;
- Dział BHP;
- Sekcja Szkoleń.
- Dział Kadr:
- We współpracy z właściwymi organami oraz kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu realizuje założenia uczelnianej polityki personalnej.
- Prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy wszystkich pracowników.
- Prowadzi ewidencję i akta osobowe pracowników.
- Wydaje świadectwa pracy, legitymacje służbowe, dokumenty poświadczające zatrudnienie.
- Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczeń społecznych pracowników.
- Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin pracowników podlegających tym ubezpieczeniom.
- Wykonuje czynności związane z kontrolą zwolnień lekarskich pod względem ich formalnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz na wniosek kierowników jednostek organizacyjnych występuje do ZUS o kontrolę prawidłowości wykorzystywania tych zwolnień.
- Służy pomocą przy kompletowaniu dokumentów emerytalnych i rentowych pracowników.
- Prowadzi wnioskowane sprawy dotyczące awansów, odznaczeń i nagród pracowników.
- Współuczestniczy w opracowywaniu i doskonaleniu zasad wynagradzania i premiowania pracowników oraz przygotowuje dokumentację służącą do naliczania nagród jubileuszowych i dodatku za wysługę lat.
- Organizuje i koordynuje sprawy okresowych ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
- Współdziała z komisją wspierającą Kanclerza przy rozpatrywaniu odwołań od ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
- Współdziała z Uczelnianą Komisją Odwoławczą ds. Oceny Nauczycieli.
- Dział Płac:
- Prowadzi kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową dokumentów stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń.
- Sporządza listy wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz listy wypłat zasiłków ZUS.
- Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową umów o dzieło i zlecenia oraz rachunków wystawionych na ich podstawie i sporządza listy wypłat wynagrodzeń określonych w tych umowach.
- Oblicza świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz dokonuje ich rozliczeń z ZUS.
- Oblicza i sporządza zestawienia wynagrodzeń w celu naliczenia emerytury lub renty.
- Sporządza informacje dla ZUS o osiągniętym przychodzie emerytów i rencistów.
- Przygotowuje wypłaty gotówkowe i bezgotówkowe wynagrodzeń.
- Realizuje obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, ubezpieczenia zdrowotne oraz fundusz pracy naliczonych od wypłaconych wynagrodzeń i zasiłków.
- W ramach obowiązków płatnika rozlicza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń oraz sporządza związaną z tym dokumentację.
- Przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, listy płac, dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń, dokumentację rozliczeniową z ZUS, kopie informacji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych, zestawienia zbiorcze dotyczące wypłaconych wynagrodzeń.
- Wystawia pracownikom zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia.
- Udziela informacji związanych z wypłatami wynagrodzeń oraz obciążającymi je podatkiem i składkami ZUS.
- Dział Spraw Socjalnych:
- Prowadzi sprawy związane z administrowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy i regulaminy.
- Zapewnia obsługę organizacyjną i biurową Komisji Socjalno-Mieszkaniowej, Komisji ds. Hoteli Asystenckich, Rad Mieszkańców tych hoteli.
- Prowadzi sprawy związane z kwaterowaniem w hotelach asystenckich, zamieszkiwaniem w mieszkaniach służbowych, w tym nalicza należności oraz monitoruje związane z nimi rozliczenia.
- Prowadzi rozliczenia związane ze świadczeniami pracowniczymi wynikającymi z przepisów kodeksu pracy oraz przepisów bhp.
- Oblicza i przygotowuje dokumentację dotyczącą wypłaty ekwiwalentów za odzież ochronną dla pracowników Uczelni.
- Zarządza Zespołem Hoteli Asystenckich oraz Ośrodkiem Wypoczynkowym w Łączynie.
- Dział BHP:
- Pełni zadania służby bhp oraz prewencji pożarowej Uniwersytetu Gdańskiego.
- Kontroluje warunki pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego, występuje do osób kierujących pracownikami z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadkowych i szkodliwości (uciążliwości) zawodowych oraz uchybień w zakresie bhp i ppoż., na bieżąco informuje pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych.
- Dokonuje okresowych ocen i analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawia propozycje przedsięwzięć techniczno-organizacyjnych poprawiających warunki pracy oraz stan bezpieczeństwa pożarowego.
- Bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wypadków studenckich podczas zajęć organizowanych przez Uczelnię, opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z dochodzeń powypadkowych, kontroluje realizację tych wniosków, a także sporządza dokumentację wypadków w drodze do pracy i z pracy.
- Prowadzi rejestry wypadków pracowników i studentów, a także zachorowań na choroby zawodowe.
- Bierze udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i w ustalaniu stanowisk pracy do wykonania pomiarów i badań środowiska pracy, prowadzi karty pomiarów i rejestry tych badań.
- Bierze udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych bhp, ustalaniu zakresu obowiązków - w zakresie bhp - osób kierujących pracownikami. Opiniuje szczegółowe instrukcje bhp na poszczególnych stanowiskach pracy, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego, oceny, ekspertyzy i inne z zakresu ochrony ppoż. oraz prowadzi doradztwo w ww. zakresie.
- Prowadzi szkolenia wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla nowo przyjmowanych pracowników Uniwersytetu oraz bierze udział w organizowaniu szkoleń w zakresie bhp, pierwszej pomocy oraz ochrony przeciwpożarowej.
- Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi przez Rektora do realizacji nakazów, wystąpień, decyzji i zaleceń organów kontroli zewnętrznej nad warunkami pracy.
- Współdziała z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników oraz przeglądach stanowisk pracy z lekarzem.
- Uczestniczy w konsultacjach w zakresie bhp i w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz komisjach powołanych do oceny bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu bezpieczeństwa pożarowego.
- Bierze udział w opiniowaniu projektów inwestycyjnych budowy, przebudowy, modernizacji i remontów oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów oraz uczestniczy w komisjach odbiorczych tych obiektów i urządzeń.
- Sekcja Szkoleń:
- Bada, analizuje i diagnozuje potrzeby szkoleniowe pracowników Uczelni oraz kontroluje ich efektywność.
- Opracowuje i realizuje założenia uczelnianego planu szkolenia zawodowego pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
- Tworzy roczny plan szkoleń i monitoruje ich realizację.
- Przygotowuje projekty umów dotyczących dokształcania.
- Monitoruje proces dokształcania pracowników.
- Opracowuje zasady doboru i weryfikuje zleceniobiorców szkoleń.
- Opracowuje procedury tworzenia grup trenerów wewnętrznych.
- Inicjuje, organizuje szkolenia otwarte w zależności od potrzeb Uczelni.
- Pozyskuje środki na szkolenia i dokształcanie z powiatowych urzędów pracy, Unii Europejskiej i innych źródeł.
- Współpracuje z Urzędami Pracy w zakresie programów szkoleniowych.
- Analizuje oferty szkoleniowe Urzędów Pracy oraz innych organizacji.
- Opracowuje sprawozdania z realizacji planów szkoleniowych.